Essayez gratuitement notre logiciel de gestion de salles

  

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Technical details

System requirements

	Desktop computer	PC compatible computer with a minimum of 256 MB for RAM and 10 MB hard drive space.
	Operating system	All Microsoft Windows versions are supported: Windows 9x, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista or Windows 7.
	Office softwares	The Microsoft Office suite is fully supported: Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003 or Office 2007. You can also try other office software suites like OpenOffice.org
	Server	Two versions are supported: Light version that only requires a file sharing. The server could run under Microsoft or Linux. SQL Version that requires Microsoft SQL Server version 2000 or earlier.

Network installation

Rooming'it is running in a client/server mode and need to be installed on each computer, with all your usual office softwares.

Intranet, extranet or internet access

Rooming'it is managing a dedicated web site that let everyone consult the agenda and the bookings using your web browser and request online new booking. WEB Server (IIS or Apache) with PHP 4.2 or earlier. FTP Server for the web site publication. SMTP Server without authent to send online booking requests. This web site has been tested on Microsoft Internet Explorer 5 or earlier, Mozilla Firefox 0.8 or earlier, Opera 8 or earlier, Safari and Firefox in Apple operating systems.

Remote access

Rooming'it is fully running with Windows Terminal Services or Citrix systems. You can have access to all facilities that Rooming'it can offer directly from your desktop outside from your office, like your home (refer to your IT administrator or contact us to prepare that kind of installation).

Screenshots

Main screen showing all bookings of a day		Map layout of a booking in a room
Picture of the room and booking detail		Setup of the booking periodicity
Monthly view of bookings		Detailed contact form
Web site publishing, internet browser view		View with Internet Explorer of a published planning on a web site
Daily bookings reporting		Reporting of a monthly planning

Manage your bookings with Rooming'it

Rooming'it provides advanced features to let you control the occupation of your rooms and manage all the scheduled events.

You can be a little or a big company, a collectivity or an association, Rooming'it has a modular approach that will satisfy your needs.

Main agenda of bookings

Agenda of bookings

You can easily identify the status or the type of a booking by its color. You can drag, move, enlarge or reduce a booking to change its duration by using your mouse, change the status (reserved, confirmed, cancelled, on air, etc.)

Room layout and management

Room layout and management

Every room can be set with default options or facilities (fresh drinks, paperboard, Internet, translator, etc.) but extras can be added for each booking.

This options and facilities are highly configurable and adaptable (type/category/attached icon).

A maximum people average per room can be set in order to manage places availability.

You can import a principle sketch and a photo for every room.

Facilities, options and attendees can be placed using drag and drop of graphical elements in order to set up :
- a seating plan,
- a VIP placement,
- the furniture and facilities layout,
- etc.

Reservation scheduling

Monthly view of bookings

You can chose between week, month or day view for an easy check of availability and a one click booking.

(for instance: booking is schedulded for every first Wednesdays and Saturdays of the month from 9:30 to 10:45 and this, until the end of current year).

In case of a many rooms or multiple sites management, groups can be set up so you can chose to view only a specific room category or group.

You can access instant recurrent events scheduling, on a weekly or monthly basis.

Weekly or monthly planning printout is included.

A single click on a booking gives you instant information about the meeting, including object, participants and facilities.

Contact manager (attendees, chairs)

Detailed contact form

In order to prevent time consuming input, a contact manager is included. You can fill it with usual recurrent participants.

Every form is detailed for information access at a glance.

Personnalisation

Rooming’it is fully configurable and adaptable to satisfy your needs.

Planning and working

Working hours is fully adaptable. Time period can be set from 5 to 60 minutes. Display for weekends or bank holidays can be personalised using your colour codes.

Access control

Choose between three security levels to manage readers, authors or administrators and grant authority to users or groups of users to add, modify or view events.

Booking options and facilities

You can set up your own rooms’ facilities and options list, using self-designed icons (GIF or ICO file extension required).

Colour codes

Colour codes can be set using your own visual identification needs : rather than qualifying a state of progress, colours can define a meeting nature or any other meaningful typology (type of activity, client category, department, etc.)

Web publishing

Web site publishing, internet browser view

A one click Internet or Intranet publishing, for instant worldwide accesses to your meeting rooms schedule. This functionality requires a web server and PHP 4.1 minimum or a subscription to our hosting solution (contact us for details).

Publish you planning straight from your workstation, using Rooming’it only, no need of any extra tools.

Booking requests can be sent from the web site to the email address of your choice using a dedicated form.

See by yourself, using our Demo website at http://demo.roomingit.fr

Editions

Edition of the monthly planning

Pre-set reports are available in Rooming’it :
- nametags
- booking cards
- daily rooms booking
- etc.

A browsable preview is included for page on page printing.

 

 

Rooming'it - Room management software

Rooming’it is a room management software suitable for any company dealing with scheduling: events, meetings, conferences, performances, receptions or working/training sessions... Rooming’it helps you manage and set up your room scheduling and layout (furniture, resources, facilities, etc.) Rooming’it offers draggable graphical elements for facilities or people placement in a room. Rooming’it includes networking fonctionalities for an easy sharing of plannings and information within the office and over Internet. Rooming’it offers security levels so you can control for each user who has access to view, edit, add and delete schedule information.

Rooming'it provides main functionalities:

	Meeting planification The progress of each meeting is identified with a colour code you can setup. Dayly, weekly and monthly views are available.			Integrated web service You can publish bookings planning onto your own web site with an integrated FTP synchronsation tool. Rooming'it will create all HTML pages and the PHP programm, and will publish them on the right place you set up on your web site.
	Periodicity management Meetings can be scheduled with a weekly or a monthly periodicity.			Customisation You can customise the graphical presentation of your rooms (layout map and picture).
	Graphical placement Every option and facility, service and attendee has an icon, you can set up you table map or place your VIPs.			Protection A validation process can be defined, the detail od a particular booking or a room can be set up as confidential.
	Printouts and reports Lists of attendees, badges, agendas, monthly or weekly plannings can be printed.			Time benefit A periodic booking is scheduled in some clicks, the availibility of a room is visible with a single sight.
	Coordination Rooming'it allows a real coordinated work between managers and users.			Simplicity The user interface is compliant with Microsoft products and recommandations (drop down lists, mouse, shortcuts, keyboards, ...).
	Information Bookings can be followed by everyone in real time (delay, cancellation, change of the agenda or attendees, etc.).			Integration Rooming'it interfaces with your own web site using Web standards (HTML, PHP, FTP).

FAQ Je n'ai pas Office, puis-je quand même utiliser Rooming'it ?

Je n'ai pas Office, puis-je quand même utiliser Rooming'it ?

Oui, la suite Microsoft Office n'est pas indispensable au fonctionnement de Rooming'it, vous pouvez utiliser d'autres outils tel que OpenOffice.org par exemple.

FAQ Rooming'it fonctionne-t-il avec mon Apple ?

FAQ - Rooming'it fonctionne-t-il avec mon Apple ?

Non, Rooming'it fonctionne exclusivement sur des ordinateurs PC avec les système d'exploitation Microsoft Windows.
Il est toutefois possible d'utiliser des outils de simulation pour exécuter Rooming'it sur MacOS, vous pouvez demander à votre conseiller habituel pour réaliser une telle installation.
En revanche, les pages web généreés avec Rooming'it sont visibles avec tous les navigateurs, y compris ceux de Appel (Safari) ou ceux de Linux.

Dernières mises à jour

Dernières mises à jour

Version 2.4		07 Octobre 2008		De nouvelles fonctionnalités pour vous éviter des ressaisies inutiles, vous pouvez : - récupérer dans le planning de Rooming'it la demande de réservation, les options choisies et la liste des participants qui auront été renseignées dans le formulaire WEB - quantifier les ressources demandées (nombre de bloc-notes ou de plateaux repas à prévoir) en fonction du nombre de participants ou du nombre d'heures réservées - exporter la liste des participants du jour pour vos impressions de badges ou listes d'accueil
		09 Avril 2008		Elle vous propose : - Le transfert des réunions par simple glisser/déposer dans votre agenda personnel. - La personnalisation du formulaire de réservation Web grace à des questions libres. - Des alertes en cas de chevauchement lors de la génération des réservations périodiques.
		16 Novembre 2007		Cette nouvelle version vous propose : - La gestion des périodes scolaires, des jours de fermeture et des jours fériés - L'identification visuelle de ces journées par code de couleur personnalisable - La modification de l'ordre d'affichage des salles par simple action de Glisser/Déposer
		29 Juin 2007		Rooming'it fonctionne également avec SQL Server pour les volumes de données importants. Veuillez nous contacter pour en savoir plus sur cette version.
		23 Mars 2007		Cette nouvelle version dispose des fonctionnalités suivantes : - une gestion de la tarification des salles et des options facturables - un gestionnaire de modèles de documents qui va vous permettre de créer vos devis, vos factures ou vos états de gestion clients - prête pour Microsoft Vista
		07 Novembre 2006		Rooming'it propose désormais en standard des éditions statistiques pour analyser les taux d'occupation des salles (en nombre d'heures et en nombre de participants) sur des critères de période, de service ou de direction.
		18 Août 2006		Rooming'it is now available in english, please feel free to download the demo version. We remind you that Rooming'it is the meeting and conference room reservation software. It includes enhanced features such as repeat booking, resources scheduling, people and guests management and can share scheduling information across the network or the internet.
Version 1.4		04 Avril 2006		Une mise à jour majeure de Rooming'it est disponible : vous disposez maintenant d'un nouveau système de gestion des droits sur les salles et les réservations, d'un circuit de validation des demandes de réservation, de nouveaux modèles d'avis pour adresser un mail au gestionnaire d'une salle ou à l'auteur de la réservation ainsi qu'une gestion de la confidentialité des réservations.

Fonctions et descriptions avancées

La maîtrise de vos réservations avec Rooming'it

Les fonctions avancées de Lawyer'it permettent de contôler efficacement l'activité de votre cabinet d'avocats.

Que vous soyez indépendant ou un cabinet regroupant plusieurs collaborateurs et assistants, Lawyer'it s'adapte à tous vos besoins par son approche modulaire totalement intégrée.

Planning des réservations programmées

Vous pouvez facilement identifier par codes de couleurs l'état d'une réservation ou le type de réservation programmée. Vous pouvez déplacer, agrandir ou réduire à la souris la durée d'une réservation, changer son état de réservation (réservée, confirmée, annulée, en cours, etc.)

Plan de salle avec agencement

Chaque salle peut disposer en standard d'équipements et de services (boissons fraîches, papier, rétroprojecteur, traducteur, moyens de communication, hôtesse d'accueil, etc.). Vous avez la possibilité de personnaliser ces équipements et ces services lors de chaque réservation.

Ces équipements et services sont entièrement paramétrables (type d'options / options / icônes graphiques attachées).

Le nombre maximal de participants peut être renseigné afin de gérer les places disponibles.

Vous pouvez inclure un plan de principe de la salle ainsi qu'une photo.

Les équipements, les services et les participants peuvent être placés à la souris dans la salle et permettre ainsi de définir :
- un plan de table,
- un placement des VIP,
- un placement des équipements et des éléments de décoration,
- etc.

Planning mensuel des réservations

Grâce à des vues hebdomadaires et mensuelles vous pouvez repérer facilement des dates de disponibilité ou d'indisponibilité de salles et en quelques clics, réserver la salle pour un de vos correspondants.

Vous pouvez programmer en quelques clics des réservations se répétant à un rythme hebdomadaire ou mensuel (exemple : réservation programmée tous les premiers mercredis et samedis du mois de 9h30 à 10h45 jusqu'à la fin de l'année).

Dans le cas où vous auriez à gérer de nombreuses salles, des regroupements par famille ou par site sont possibles afin de limiter le nombre de salles visibles en même temps à l'écran.

Une édition d'un planning hebdomadaire ou mensuel est disponible.
Des champs d'informations tels l'objet, le résumé de l'événement attaché à la réservation, l'auteur de la réservation, la liste des participants, les options prévues, etc. sont disponibles à l'écran en un simple clic sur une réservation.

Fiche détaillée d'un contact

Pour éviter toute ressaisie inutile, un fichier de gestion de contacts est intégré à Rooming'it. Il vous permet de mémoriser les participants et/ou les organisateurs récurrents.

Chaque fiche de contact est détaillée pour avoir rapidement sous les yeux les coordonnées d'un participant ou d'un organisateur.

Rooming'it est grandement paramétrable et personnalisable pour s'adapter à vos besoins spécifiques.

Horaires et méthode de travail

La période de travail est entièrement libre. Le découpage de la journée peut être défini avec un pas allant de 5 à 60 minutes. Les couleurs de l'affichage des samedis, dimanches et jours fériés sont modifiables par vos soins.

Droits d'accès

Les droits d'accès en création ou consultation de réservation sont gérés par groupe d'utilisateur (lecteur, auteur ou administrateur).

Options des salles et des réservations

Vous pouvez définir votre propre liste d'équipements ou de services et les associer à un jeu d'icônes que vous aurez créé aux formats GIF ou ICO.

Codes couleur

Les codes de couleur peuvent être entièrement paramétrés en fonction de vos besoins d'identification : ils peuvent par exemple s'attacher à identifier plutôt qu'un état d'avancement, une nature de conférence ou tout autre type de caractéristique correspondant à vos besoins (domaine d'activité, nature de client, etc.

Publication vers un site web, vue depuis un navigateur

Vous disposez d’une fonctionnalité étendue vous permettant de publier sur le Web (Intranet ou Internet) l’ensemble de votre planning de salles.

Avant d’initier cette fonctionnalité, vous devez disposer d’un hébergement de site disposant d’un serveur Web et d’un module PHP (version 4.1 et ultérieur) ou avoir souscrit à notre proposition d’hébergement (nous consulter).
Vous publiez directement avec Rooming'it installé sur votre poste, auncun outil supplémentaire n'est nécessaire.

Les demandes de réservations peuvent s'effectuer directement depuis le site web de publication, un mail est automatiquement envoyé à l'adresse de votre choix pour validation.
Vous trouverez un exemple de publication en suivant le lien vers notre sitehttp://demo.roomingit.fr

Edition du planning mensuel

Plusieurs éditions sont disponibles en standard :
- étiquettes des participants,
- fiches de réservation,
- liste des réunions du jour,
- etc.

Elles sont proposées par défaut en aperçu avant impression : Cet apercu avant impression vous permet de naviguer entre les pages pour n'imprimer que celles voulues.

Rooming'it - Logiciel de gestion de salles

Rooming'it est un logiciel de gestion de salles pouvant convenir à toute société ayant à programmer des événements, des réunions, des conférences, des spectacles, des banquets, des groupes de travail... Rooming'it vous aide à gérer et organiser la programmation ou l'agencement interne de vos salles (services, matériels, personnels, etc.) Rooming'it permet un placement graphique à la souris des services et des participants dans une salle. Rooming'it est disponible en version " réseau local " pour permettre de partager et de communiquer sur la tenue des réunions ou leur programmation. Rooming'it distingue les utilisateurs n'ayant que des droits de lecture de ceux disposant de droits de création ou modification.

Rooming'it propose les principales fonctionnalités suivantes :

	Planification des réunions L’état d’avancement de chaque réunion est identifié par un code de couleur paramétrable. Des vues journalières, hebdomadaires et mensuelles sont disponibles.			Service Web intégré Vous pouvez publier les plannings de réservation des salles sur votre propre site Web grâce à une synchronisation FTP intégrée. Rooming’it se charge de générer les pages HTML et le code PHP puis de publier ces pages sur votre site aux emplacements que vous désignez.
	Gestion de la périodicité Les réunions peuvent être programmées avec une périodicité hebdomadaire ou mensuelle.			Personnalisation Vous pouvez personnaliser entièrement la représentation graphique des salles (plan et photo).
	Agencement graphique Chaque matériel, service ou participant est symbolisé par une icône pour un repérage visuel aisé et l’élaboration d’un « plan de table ».			Protection Un circuit de validation peut être défini, le contenu des réservations peut être rendu confidentiel.
	Editions des réunions Les listes de participants, les badges, les ordres du jour, les planning mensuels ou hebdomadaires peuvent être édités pour affichage ou diffusion.			Gain de temps Une réunion périodique est programmée en quelques clics et la disponibilité d’une salle est repérée en un coup d’œil.
	Coordination Rooming’it permet un réel travail coordonné entre les différentes personnes chargées de la planification et les « utilisateurs » des salles.			Simplicité L’interface est conforme à la ligne des produits Microsoft (listes déroulantes, souris, raccourcis claviers, ...).
	Information Les réunions peuvent être suivies par chacun en temps réel (report, annulation, modification d’ordre du jour ou de participants, etc.).			Intégration Rooming’it s’interface avec votre propre site Web en utilisant les standards du Web (HTML, PHP, FTP).

Images Ecrans

Images Ecrans

Ecran principal		Plan de la salle en cours de réservation
Photo de la salle et détail de la réservation		Réglage de la périodicité d'une réservation de salle
Planning mensuel des réservations		Fiche détaillée d'un contact
La publication web du planning des réservations est visible avec tous les navigateurs.		Aperçu avec Internet Explorer d'un planning publié sur un site web
Edition des réservations du jour		Edition du planning mensuel prévisionnel

Descriptions techniques

Configuration conseillée

	Poste de travail	Ordinateur PC avec un minimum de 256 Mo de RAM et 10 Mo disponibles sur le disque dur.
	Système d'exploitation	Toutes les versions de Microsoft Windows sont supportées :  Windows 9x, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista ou Windows Seven.
	Outils bureautique	La suite bureautique Microsoft Office est supportée : Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003 ou Office 2007. Vous pouvez également utiliser d'autre solutions bureautique telle que OpenOffice.org
	Serveur	Deux versions sont supportées : Version légère ne requérant qu'un partage de fichiers. Le serveur peut être indéféremment de la famille Microsoft ou Linux. Version SQL requérant la mise en place d'une plate forme Microsoft SQL server version 2000 ou ultérieure.

Déploiement en réseau

Rooming'it fonctionne en mode client / serveur et nécessite d'être installé sur chaque poste de travail, avec vos outils bureautiques habituels.

Accès en intranet, extranet ou internet

Rooming'it gère et actualise un site WEB permettant de consulter le planning des réservations depuis votre navigateur internet et vous permettant d'effectuer des demandes de réservation en ligne. Serveur WEB (IIS ou Apache) avec PHP 4.2 ou ultérieur. Serveur FTP pour la publication du site WEB. Serveur SMTP sans authentification pour l'envoi des mails des demandes de réservation. Client validé sur Internet Explorer 5 et ultérieur, Mozilla Firefox 0.8 et ultérieur, Opéra 8 et ultérieur, Safari, Firefox en environnement Apple.

Accès au bureau à distance

Rooming'it est entièrement fonctionnel sous Windows Terminal Services ou système Citrix afin de vous permettre de bénéficier de toutes les fonctionnalités de Rooming'it depuis votre portable à l'extérieur ou depuis votre domicile (consultez votre prestataire informatique ou contactez nous pour la mise en place de ce type d'architecture).

Récompenses obtenues par Rooming'it

 

TARIFS

Les tarifs

	Licence mono-poste :	199 € HT
	Licence réseau local (1 site) :	199 € HT + 40 € HT par poste client supplémentaire. Mise en service et paramétrage sur devis préalable.
	Abonnement annuel :	40 € HT + 8 € HT par poste client supplémentaire. Comprend la mise à jour du logiciel en version mineure et majeure, la tentative de réparation de bases corrompues en nos locaux, la réponse à vos questions d'utilisation par retour de mél sous 8h ouvrées.

NOUS CONTACTER

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Contactez-nous au : 09.50.31.52.80 - 06.62.23.52.80 - [e-mail]